Персональный помощник для руководителя: как выбрать и какие функции передать

Персональный помощник для руководителя: как выбрать и какие функции передать

Источник: HeadHunter

Источник фотографии

Время владельца бизнеса — ценный ресурс. И направлять его нужно только в те области, которые способны дать рост и развитие компании. Поэтому важно делегировать все дела, какие только возможно, персональному помощнику, практически правой руке лидера. Но вот как грамотно подобрать такого человека и какие функции безбоязненно передать — это вопрос.

Персональный помощник для руководителя: как выбрать и какие функции передать

К мысли о поиске персонального помощника каждый приходит по разным причинам: кто-то стал уходить с работы в ночи, кто-то начинает чувствовать, что тратит всё время на рутинные дела и «операционку», для кого-то секретарь — признак статуса и уровня должности.

Причины поиска помощника

1. Организационные.

Компания растет, появляются новые направления, и у руководителя не хватает времени, чтобы контролировать ключевые точки в каждом из блоков работ.

«Если ваша компания достигает численности 20 человек или у руководители появляется более чем четыре направления внимания (маркетинг, работа с клиентами, контроль финансов, работа с поставщиками и т. д.), то пора задуматься о помощнике, который будет помогать отслеживать сроки, встречи и договоренности».
Марина Миронова, директор по персоналу компании «Велес капитал»

2. Личные.

Если вы ловите себя на мысли, что всё держится на вас, что легче всё сделать самому, чем кому-то отдавать, и, как следствие, ваш рабочий день растягивается до бесконечности, вы всё меньше и реже общаетесь с друзьями и близкими, то самое время спланировать передачу части операционных вопросов и начать делегировать задачи, которые может сделать другой человек.

3. Имиджевые.

Статус руководителя, несомненно, важная вещь. И в некоторых случаях важно, чтобы в общении с клиентами и контрагентами организационные вопросы по встречам и документам решал не лично руководитель, а его помощник.

Какой бы причиной ни руководствовались вы, плюсы от появления такого сотрудника вы оцените довольно быстро. Помощник, взяв на себя организационные и рутинные задачи, вернет вам возможность заниматься действительно важными, стратегическими вопросами.

Однако даже при таких очевидных преимуществах многие руководители долго не решаются взять себе помощника. Самая распространенная причина — некогда: трудно искать, долго обучать, неизвестно, подойдет ли новый человек, а ресурса (и материального, и морального) на всё это нужно немало. Представляя эти дополнительные затраты, многие руководители откладывают принятие решения о помощнике на неопределенное время, продолжая каждый день на работе погребать себя под рутинными задачами.

Чтобы облегчить принятие решения, брать или нет помощника, директор по персоналу компании «Велес капитал» Марина Миронова советует задать себе следующие вопросы:

— Какой процент времени в работе занимают организационные и операционные вопросы?
— Сколько времени вы тратите на значимые вопросы ведения и развития бизнеса?
— Позволяет ли бюджет вашей компании расширение штата?

Если вы приняли решение о найме персонального помощника, то перед вами встает еще несколько вопросов:

— Где и как искать подходящего человека?
— Как оценить квалификацию кандидата?
— Какой уровень оклада ему предложить?
— Какие задачи делегировать?

По стратегии поиска существует несколько подходов, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы. Итак, способы поиска помощника директора:

— Опрос друзей и близких.
— Самостоятельный поиск.
— Нанять рекрутера или обратиться в рекрутинговую компанию.

Шаги по поиску помощника

1. Сформулируйте требования.

Определившись с тактикой поиска, очень важно четко сформулировать требования к будущему сотруднику. Четкое понимание, кто вам нужен, позволит быстрее разбирать отклики на вакансию. Определитесь с функционалом помощника:

— задачи секретаря: ответы на телефонные звонки, работа с первичной документацией, контроль вашего расписания, приготовление чая или кофе вам и вашим посетителям;

— задачи бизнес-ассистента: самостоятельный анализ обозначенной проблемы и ее решение, отчет по запросу руководителя, поддержание рабочих отношений с клиентами и контрагентами, реализация отдельных шагов по продвижению в Сети — например, обновление информации на сайте, запуск рассылок и т. д.

«В соответствии с уровнем опыта и квалификации различается и уровень заработной платы. Если работа помощника требует свободного знания иностранного языка, то ожидания кандидатов по зарплате увеличиваются на 20–30%. Конечно, вы можете взять человека с меньшими навыками, под обучение, и изначально платить ему небольшой оклад, но постепенно вводить в его функционал сложные задачи и поднимать оплату труда. Но в этом случае есть риск, что сотрудник будет медленно разбираться в теме, в процессе погружения допускать ошибки, возможно, критические, а после обучения уйдет к другому работодателю».
Марина Миронова, директор по персоналу компании «Велес капитал»

Если вы хотите разгрузить себя уже с первых недель совместной работы, то лучше брать опытного специалиста.

2. Оцените уровень квалификации.

Наиболее успешный метод определения уровня квалификации кандидатов — структурированное интервью по компетенциям. Точно зная, какие компетенции нужны в вашей компании, задавайте вопросы о том, что кандидат делал в схожих ситуациях. Таким образом вы оцениваете его действия, а не его самоописание как квалифицированного специалиста. Например, что делал человек при столкновении с агрессивным посетителем в приемной. Какие шаги предпринимал в условиях аврала, когда одновременно надо было сделать несколько задач. Как принимал ключевые решения в жизни — например, о выборе места учебы, о смене работы и т. д. Таким образом вы сможете оценить его подход к решению конфликтных ситуаций, умение расставлять приоритеты и реальные критерии принятия решения.

3. Определите уровень оклада.

Для оценки текущего уровня окладов в вашем регионе вы можете посмотреть вакансии других работодателей и их требования, а также уровень заработных плат, на которые претендуют кандидаты ожидаемого вами уровня квалификации. Если вы работаете с рекрутером, то он уже на первой встрече сделает вам расклад по соотношению уровня квалификации и заработной платы. Если вы хотите получить возможность выбора из нескольких сильных кандидатов, уровень предлагаемой зарплаты должен быть выше рынка.

4. Продумайте характеристики рабочего места.

Также очень важно продумать не только материальное вознаграждение, но и другие характеристики рабочего места, такие как комфортные условия работы, возможность дистанционной занятости, стабильность рабочего места, интересные задачи и другое.

«Всё же люди приходят на работу не только ради денег, но и для самореализации. И если это не учитывать, то компании грозит текучесть персонала, а это дополнительные силы, время и деньги».
Марина Миронова, директор по персоналу компании «Велес капитал»

После того как вы нашли себе помощника, важно избежать нескольких наиболее часто встречающихся ошибок.

— Отсутствие продуманного онбординга.
— Избыточные ожидания от помощника.
— Излишняя опека в работе.
— Делегирование своих ключевых задач.

«Работа с помощником — это новый этап в работе руководителя, — говорит Марина Миронова. — Потребуется время на поиск и встраивание нового человека в бизнес-процессы вашей компании, но в случае успешного прохождения этих этапов у вас появится настоящая «правая рука», которая разгрузит вас и позволит заняться по-настоящему важными стратегическими задачами».

9 функций персонального помощника

Итак, какие функции стоит передать помощнику и какие задачи он может закрывать, причем даже работая удаленно, что крайне актуально сегодня.

Опытом дистанционного сотрудничества с персональным ассистентом поделился генеральный директор компании Visotsky Consulting Александр Высоцкий. Он живет в США, а большинство его сотрудников — в странах СНГ, то есть он — удаленный руководитель. Когда Александр на бизнес-конференциях, его помощник Руслан практически не работает. Но в обычном режиме он тратит на выполнение поручений от 10 до 20 часов в неделю, в зависимости от загрузки.

Функция № 1: сбор информации.
Функция № 2: передача информации от имени шефа.
Функция № 3: передавать распоряжения шефа и добиваться их выполнения.
Функция № 4: планирование встреч шефа.
Функция № 5: ведение личного календаря/планера.
Функция № 6: напоминание о планах.
Функция № 7: личные оплаты и приобретения.
Функция № 8: изучение информации о товарах.
Функция № 9: контроль возврата средств за необходимые для работы покупки.

Как отслеживать эффективность помощника

Измерять результаты можно в любой области деятельности, но сначала нужно определить ее продукт. «На мой взгляд, продукт помощника — освобожденное у руководителя время, которое тот направляет на решение важных для развития бизнеса задач, — говорит Александр Высоцкий. — Поэтому у моего персонального помощника есть статистика: каждую неделю он делает небольшой отчет, указывая, сколько часов он потратил на задачи, и распределяя их по категориям. Таким образом я могу оценивать, сколько времени он сэкономил для меня».

Важные качества помощника

Есть люди, которым действительно нравится быть помощниками. Они испытывают удовольствие от того, что поддерживают руководителя, экономят его время, делают его работу более эффективной, а жизнь — комфортной. Противоположность им — те, кому самим нравится делать, побеждать и руководить. Эти качества точно не для персонального помощника: ищите того, кому нравится помогать, делать вас сильнее, при этом оставаясь несколько в тени. Такие люди обычно не склонны «скакать» с одной работы на другую, а настроены на долгосрочное сотрудничество с одним шефом.

Избавиться от привычки делать всё самому непросто, но поверьте — оно того стоит! Учитесь делегировать, и ваши освободившиеся ресурсы поведут ваш бизнес к новым успехам в разы эффективнее.

Банкам захотели запретить выдавать рассрочки на покупку товаров в магазинах Светлый современный интерьер в Нью-Йорке со скрытыми возможностями